Küresel Covid-19 salgını bizleri sosyal izolasyona mahkûm ederek (evde KAL) video toplantılarını günlük yaşamın bir parçası haline getirdi. Artık video konferans sadece iş toplantıları için değil eğitimde, aile ve arkadaş toplantılarında da yaygın kullanılmaya başlandı.
Her yeni teknolojinin kullanımında olduğu gibi bu teknolojiyi de kullanırken dikkat etmemiz gerek kuralların olması beklenir.
Katıldığım video toplantılarında gördüğüm, belirlediğim kuralların bir ihtiyaç olduğunu derinden hisseden biri olarak bir dizi çalışma yaparken Temel AKSOY’ un konu ile ilgili yazısını gördüm. Aksoy’ un çalışmasının zengin içeriğine karşın alçak gönüllülükle ‘‘Bu Çağın Görgü Kurallarını Birlikte Yazalım’’ teklifi beni cesaretlendirdi.
Temel AKSOY’ un çalışmasına fikirdaşlık ederek birkaç katkı ile ‘‘Video Toplantı Rehberi’’ formatı vermeye çalıştım. Ancak teknolojinin yeni kullanımındaki zorlukları dikkate alarak normal bir ‘‘Rehber’’ yazılımından az da olsa zaman zaman uzaklaştığımın farkındayım.
Video toplantılarında uyulması gereken kurallar esas olarak, karşımızdakilere saygı göstermek ve kendi kimliğimizi de doğru yansıtmak için vardırlar.
- Video konferansta kullanacağınız yazılımı (Zoom, Mikrosoft Teams, Google Hangout, Vidyo…) toplantıdan önce bilgisayarınıza, tabletiniz veya cep telefonunuza indirin. Bu yazılımların temel özelliklerine hâkim olun, mikrofonu ve videoyu nasıl açıp kapatacağınızı öğrenin.
- Toplantıya bağlanmadan önce bağlantınızı, mikrofonunuzu ve kameranızı test edin. İnternet bağlantınız yeterince güçlü değilse cep telefonunuzun şebekesini kullanın. Toplantı sırasında şarjının bitmemesi için önceden önlem alın. Sesinizin cızırtılı, boğuk ve yankılı çıkmadığından emin olun. Kulaklı mikrofon kullanarak ses sorunlarının pek çoğunu çözebilirsiniz.
- Toplantıya bağlanırken mikrofonunuz kapalı, kameranız açık olsun. Mikrofonunuzu söz aldığınız zaman açınız, diğerlerini dinlerken kapatınız.
- Yüzyüze görüştüğünüz zaman kimliğimizin ayrılmaz parçaları olan saçınız, yüzünüz ve giydiklerinize gösterdiğiniz özen video toplantılarında da gereklidir. Aksi taktirde pasaklı, derbeder bir algı yaratırsınız.
- Toplantıya başlamadan önce video da yüzünüzün nasıl göründüğünü test edin. Uygun uzaklığı ve açıyı bulun.
Kamera yüzünüzü alttan çekerse burnunuz olduğundan büyük görünür. Kamerayı fazla yanaştırırsanız yüzünüz balık gözünden görüldüğü gibi yassılaşır, deforme olur. Çok uzaklaştırırsanız, toplantıyı uzaktan izliyormuş izlenimi yaratırsınız.
Yüzünüzün yeterince aydınlık olmasını sağlayın ama fazla ışık da yüzünüzü beyaz ve hastalıklı gösterir, ölçülü olun. Işığa arkanızı dönerseniz yüzünüz karanlık kalır, izleyenler yüz hatlarınızı göremez ve rahatsız olurlar.
- Kamera sadece sizi değil, bulunduğunuz ortamın arka planını da gösterir. Arka planda tıpkı yüzünüz, giyiminiz gibi kimliğimizin bir parçasıdır. Çoğu konuşmacının entellektüel görünme gayretiyle yaptığı gibi arkanızda bir kitaplık olması gerekmez. Arka plandaki nesnelerin fazla dikkat çekmediği, sizi izleyenlerin sadece size odaklanmasını sağlayacak bir konum seçmek yeterli olacaktır.
Video görüşme yazılımlarının çoğu sanal arka plan görüntüsü sağlıyorlar. Sanal arka plan kullanmanın önemli bir yararı da kameranın arkasında bulunan insanları göstermeden sadece sizin yüzünüzü gösteriyor olmasıdır. Toplantı sırasında arkanızdan insanlar gelip geçecek ise bu özelliği kullanmak yerinde olur.
- Toplantıda söz aldığınızda kameraya doğru ileri geri sallanmayın, sık sık saçlarınızı düzeltmeye çalışmayın. Bu hareketler sizi izleyenleri son derece rahatsız eder.
- Kabul etmek gerekir ki video toplantıları hayatımıza yeni girdi, çoğumuzun kameraya bakarak konuşma alışkanlığımız yok. Ama bundan böyle bu teknolojiyi kullanacaksak öğrenmek gerekiyor. Kimse başka tarafa bakan bir insanı dinlemekten hoşlanmaz.
- Toplantıda siz konuşmuyorsanız mikrofonunuzu kapatın. Eğer bir zorunluluk yoksa kameranızı kapatmayın, eğer kapatacak iseniz diğer katılımcılara bilgi verin.
- Toplantı devam ederken çıkmak istediğinizde mutlaka toplantıyı yönetene haber verin.
- Video toplantılarında birşeyler yemek, sigara içmek gibi konulara hassasiyet gösterin. Bunun tek istisnası aile ve dost toplantılarında katılımcıların samimiyet ölçüsüdür.
- Video toplantıları belirlenen saatlerde başlayıp bitirilmelidir. Toplantı yöneticisi, başlangıçta 10-15 dakikalık bir süreyi katılımcıların birbirlerini selamlamasına tahsis edebilir. Bu faslında iyi yönetilerek zamanın etkin kullanılmasına itina gösterilmelidir.
Necdet Buzbaş
TÜGİS Yönetim Kurulu Başkanı
